Política de Manejo de Documentos
Taxback.com recibe un enorme volúmen de documentos tributarios cada año vía correo y fax. Por razones medioambientales, nos gustaría reducir la cantidad de ítemes en papel que recibimos. Si bien tenemos varios acuerdos con muchas oficinas de impuestos para aceptar documentos escaneados en lugar de copias en pap el, siempre hay ocasiones en las que tenemos que recibir copias en papel de documentos. Por esta razón tenemos una política de manejo de documentos, la cual es cubierta por el alcance de nuestro certificado ISO 9001:2015.
Como parte de esta política, hemos desarrollado un sistema que nos permite proteger todos los documentos y datos en línea de nuestros clientes con los mejores estándares de practicas. Como parte de este nuevo sistema de manejo de documentos:
- Todos los documentos ingresantes para todos los países de declaraciones y devoluciones de impuestos serán escaneados y subidos a su archivo usando este sistema
- Todos nuestros procesos serán coordinados para poder ser fáciles de usar mientras mantenemos máxima seguridad
- Requeriremos documentos por correo sólo cuando es un requisito legal
¿Qué sucede con los documentos originales?
- Algunos documentos originales serán devueltos a los clientes normalmente luego de que hayan sido escaneados. Estos incluyen: pasaportes, documentos de identidad, Visas y certificados de nacimiento, muerte y matrimonio
- Documentos de pago original como W2, P60/P45, PAYG y notificaciones o cartas originales de oficinas fiscales serán devueltas a los clietnes sólo a solicitud. En caso de que no recibamos dicha solicitud, destruiremos los originales y mantendremos una imagen escaneada de seguridad en el archivo en su lugar.
- Sólo requerimos copias originales de poderes notariales y formularios de oficinas de impuestos cuando tentamos la obligación legal de entregar una solicitud original en papel a la oficina de impuestos pertinente. En tales casos, mantenemos una copia escaneada en el archivo y enviamos los originales a la oficina de impuestos pertinente.
Política de protección de información
- Mantendremos una copia escaneada de su declaración de impuestos y documentos de respaldo para requisitos legales de la oficina de impuestos relevante
- Toda su información personal es tratada como privada y confidencial de acuerdo a nuestra política de protección de información
- Cada archivo contandrá una fecha de destrucción y será destruido de acuerdo a las estipulaciones legales de la oficina de impuestos pertinente.
- De acuerdo con la práctica de la industria, todas las llamadas entrantes y salientes son grabadas con un sistema de grabación telefónica automática. Las llamadas son registradas para fines informativos y de entrenamiento y son guaradadas por un periodo de tiempo límite, después del cual son borradas de nuestro sistema. El acceso a los registros está limitado a un número restringido de individuos y la información grabada es tratada como privada y confidencial .
